「人手が足りないので、誰かに仕事を任せたい」
そう考えたとき、在宅で働く人材は有力な選択肢の一つです。
必要な業務を切り出して依頼できる、出社を前提としないため働く場所の制約が少ない、様々なスキルを持つ人材に出会える――。
在宅人材を活用することで、人手不足の解消だけでなく、社長や社員が本来集中すべき仕事に時間を使えるようになる可能性もあります。
一方で、初めて在宅人材を採用する企業からは、
「在宅で働いてもらうのは初めてなので、うまくいくか不安」
「どこまで仕事を任せればいいのか分からない」
「もしコミュニケーションがうまくいかなかったら、どうすればいいのだろう」
といった不安をお聞きすることもあります。
こうした不安を考えるとき、「どんな人を採用するか」だけでなく、もう一つ大切なことがあります。
それは、採用した後、困ったときに相談できる相手がいるかどうかです。
在宅では、相手の状況が見えにくい
オフィスで一緒に働いていれば、相手の表情や様子から
「今日は忙しそうだな」
「少し仕事を抱えているのかな」
「この仕事は負担になっているのかもしれない」
と、何となく察することができます。
しかし、在宅で仕事をしていると、そうした小さな変化は見えにくくなります。
企業側からすると、
「最近、仕事をお願いしても断られることが増えた」
「新しい仕事をお願いしたいけれど、今の業務量が分からない」
「以前より仕事を任せにくくなったように感じる」
と感じてしまうことがあるかもしれません。
一方、在宅秘書側では
「仕事が増えてきたけれど、忙しいと言い出しにくい」
「もっと仕事をしたいけれど、今の仕事が少ない」
「自分から希望を伝えていいのか分からない」
という思いもあるかもしれません。
どちらも、相手に悪意があるわけではありません。
ただ、お互いの状況が見えないことで、「きっとこうなのだろう」と想像するしかなくなってしまうことがあります。
そして、その状態が続くと、小さな疑問や不安が少しずつ大きくなってしまうこともあります。
実際に、こんなご相談がありました
私たちは日頃、在宅秘書を利用されている企業の社長様や、在宅で働いている秘書の皆さんから、さまざまなご相談をお受けしています。
以前、ある社長様から、
「新しく仕事を任せようと思ったら、時間がないと断られてしまった。
いつの間にか別の仕事も始めたらしく、うちの仕事が後回しになっている気がする」
というご相談がありました。
また、別の企業で働いている在宅秘書さんからは、
「生活リズムが変わって時間的な余裕ができたけれど、仕事があまりなく、待っているだけの時間がもったいない」
というご相談がありました。
一見すると、まったく別の話に思えるかもしれません。
しかし、どちらにも共通しているのは、「自分の中では気になっているけれど、相手にはなかなか言い出せない」ということでした。
社長様は「忙しいのなら仕方がない」と思いながらも、どの程度まで仕事をお願いしていいのか分からない。
秘書さんは「もっと仕事をしたい」と思いながらも、自分から仕事を増やしてほしいと言うのは少し気が引ける。
こうした状態のままでは、お互いの本当の意向が分からないままです。
もちろん、こうしたケースが必ずしも大きな問題に発展するわけではありません。
ですが、相手に確認しないまま「きっとこうだろう」と考え続けることは、企業にとっても在宅秘書にとっても、決して良い状態とは言えません。
「直接言うほどではないけれど……」というときに
では、こうしたときにはどうすればいいのでしょうか。
もちろん、最終的には企業と在宅秘書の双方が直接コミュニケーションを取り、お互いの希望や事情を伝えたうえで、合意していただく必要があります。
ただ、それよりも前の段階で
「ちょっと気になるけれど、本人には聞きにくい」
「こんなことを言ったら、仕事を減らされてしまうのではないか」
「相手がどう考えているのか、さりげなく確認してみたい」
と感じたときに、まず当社に相談していただくことで、双方が直接話し合うきっかけをつくることができます。
例えば、企業様から「最近、○○さんに仕事をお願いしにくくなったのですが、何か事情があるのでしょうか」とご相談いただいた場合。
私たちが在宅秘書さんに状況をお聞きすることで、実は「仕事を減らしたい」のではなく、「自分がどこまで会社の事業に踏み込んでいいのか迷っていただけで、今の業務量なら、もう少し仕事を増やしてもらっても大丈夫」と考えていたことが分かるかもしれません。
反対に、在宅秘書さんから「仕事の進め方について少し気になっていることがあります」と相談を受けた場合には、当社から企業側に状況をお伝えし、必要であれば直接話し合っていただくきっかけをつくることもできます。
私たちが間に入るのは、どちらか一方の代わりに何かを決めるためではありません。
大切にしているのは、企業と在宅秘書の間に立って、双方がより話しやすい状態をつくることです。
当社がこのサポートを続けている理由
なぜ私たちは、こうした「間に立つ」サポートを行っているのでしょうか。
それは、当社がご提案している「在宅秘書」のコンセプトが、単に「必要なときに人手を補う」という考え方ではないからです。
世の中には、派遣のように、働いてみて「この人は自社には合わない」となった場合に、別の人材へ交代するという仕組みもあります。
もちろん、そうした仕組みが適している企業もあるでしょう。
一方、私たちが目指しているのは、一人の在宅秘書さんが、一社の仕事を継続して担当し、まるで自社のスタッフのような存在として、長く企業を支えていく働き方です。
仕事を任せるたびに担当者が変わるのではなく
「この仕事なら、○○さんにお願いしよう」
「この会社のことなら、○○さんがよく分かってくれている」
と、少しずつお互いの理解を深めながら仕事を続けていく。
そうすることで、単発の業務をお願いするだけでは生まれにくい、企業と在宅秘書との信頼関係や、業務への理解が積み重なっていきます。
だからこそ私たちは、「何かあったら別の人に交代する」という前に、「今いる在宅秘書さんと、どうすればより良い関係で仕事を続けていけるか」を考えることが大切だと考えています。
もちろん、どうしても相性が合わない場合や、契約を続けることが難しいケースもあるでしょう。
しかし、少しコミュニケーションを調整すれば解決できることや、お互いの事情を知ることで納得できることなのにも関わらず、「合わないから交代」という選択をしてしまうのは、企業にとっても在宅秘書にとっても、必ずしも良いことではありません。
長く一緒に仕事をしていくからこそ、ちょっとした行き違いや不安をそのままにせず、必要なときには誰かに相談できる。
そして、相手の意向を確認しながら、直接話し合うきっかけをつくる。
私たちが間に入ってサポートしているのは、在宅秘書さんと企業が、離れていても安定した状態で、長く仕事を続けていける関係を作るためなのです。
「長く任せられる人」がいることの価値
企業にとって、人材が変わらないことには大きなメリットがあります。
仕事の進め方を一から説明し直す必要がなくなり、会社の事情や業務の流れも少しずつ理解してもらえます。
さらに、「この会社では、この場合はこうする」という暗黙のルールや、社長の仕事の進め方まで理解してもらえるようになれば、細かな指示を出さなくても仕事が進む場面も増えていきます。
これは、単に「事務作業を代わりにやってもらう」という関係を超えて、自社のことを理解してくれている人に仕事を任せられるという安心感につながります。
だからこそ、私たちは「採用して終わり」ではなく、その後も企業と在宅秘書の関係がより良いものになっていくよう、必要に応じてサポートしています。
「最近、少し仕事をお願いしづらい」
「もう少し仕事を増やしてもらえそうだけれど、どう切り出そう」
「働き方について相談したいけれど、企業には直接言いにくい」
そんな小さな相談をきっかけに、お互いの状況を知ることができれば、また仕事を進めやすくなるかもしれません。
そのため当社では、「何か問題が起きてから相談する」のではなく、「ちょっと気になる」という段階でも、気軽に相談していただくよう、企業様や在宅秘書さんに日頃からお伝えしています。
問題が大きくなってからではなく、小さな違和感のうちに
仕事上の問題は、必ずしも大きなトラブルとして始まるわけではありません。
「最近、返信が少し遅い気がする」
「稼働時間が以前より少なくなったようだ」
「だんだん業務量が増えてきて、少し辛くなってきた」
「今後の働き方について、一度相談したい」
最初は、この程度の小さな違和感かもしれません。
けれど、それを誰にも相談しないままにしていると、次第に「不満」や「不信感」に変わってしまうことがあります。
実際には、企業側にも事情があり、在宅秘書側にも事情がある。
ただ、それをお互いが知らないだけ――というケースは少なくありません。
だからこそ私たちは、大きな問題に発展し、修復不可能となってしまう前に、「ちょっと気になる」という段階でも相談していただきたいと考えています。
ご相談をいただいたとき、当社では下のような対応を行っています。
- 状況を整理する
- 相手の意向を確認する
- 必要であれば、直接話し合う時間を設けていただく
その結果、必ず何かを変更しなければならないわけではありません。今まで通りの方法で、仕事を継続していくケースもあります。
場合によっては、業務量や仕事内容を少し調整することになるかもしれません。
大切なのは、憶測だけで判断せず、双方が納得できる形を一緒に探していくことです。
「採用して終わり」ではないことも、在宅人材活用の安心につながる
人手不足を解消するために新しい人材を採用するなら、「どんな人に来てもらうか」はもちろん重要です。
しかし、実際に仕事を始めてみると、採用前には分からなかったことが出てくるのも珍しくありません。
- 想定していたより業務量が多かった
- 思ったよりも仕事をお願いする機会が少なかった
- 仕事ぶりを見て、別の業務もお願いできそうだと分かった
- 会社の事業方針が変わり、依頼したい仕事が変わった
- 秘書さんの生活環境が変わり、仕事に使える時間が変わった
こうした変化は、どれだけ丁寧に採用しても、実際に一緒に仕事をしてみなければ分からない部分があります。
だからこそ、在宅人材を活用するときには、「採用時のマッチング」だけでなく、「働き始めてからのコミュニケーション」も大切です。
そして、その過程で「ちょっと相談してみよう」と思える相手がいることは、企業にとって一つの安心材料になるのではないでしょうか。
在宅人材の活用は、「仕事をお願いする人を増やす」というだけのものではありません。
企業にとっては、自社の仕事を安心して任せられるパートナーを増やすことにもつながります。
また在宅秘書にとっては、自分の経験やスキルを活かしながら、企業の仕事を支えることができます。
そのためには、双方が遠慮しすぎず、かといって一方的にならず、必要なことをきちんと話し合える関係をつくっていくことが大切です。
当社は、その関係づくりを少し離れたところから支えています。
私たちが「答え」を決めるのではなく、企業と在宅秘書が自分たちでより良い答えを見つけられるように、その過程をサポートする。
それが、私たちが考える「在宅人材を活用する企業へのサポート」です。
在宅人材の活用に、不安がある企業様へ
「人手不足を何とかしたいけれど、社員を採用する余裕がない」
「社長や社員が、本来やるべき仕事に集中できていない」
「在宅人材を活用してみたいけれど、仕事をうまく任せられるか不安」
そんな企業様には、在宅人材という選択肢を知っていただきたいと思っています。
そして、初めて在宅人材を導入するのであれば、ぜひ「採用する人」だけではなく、「採用した後、困ったときに相談できる環境があるか」という視点も持っていただければと思います。
仕事を任せる側にも、任される側にも、それぞれ事情や考えがあります。
すべてを最初から完璧に合わせることは難しいからこそ、必要なときに相談し、相手の意向を確かめ、話し合いながら調整していく。
その過程に当社も加わることで、企業と在宅秘書の双方が、少しでも安心して仕事を続けられるようサポートしています。
「自社の場合、どんな仕事を在宅人材に任せられるだろう？」
「在宅秘書を導入すると、どんな働き方になるのだろう？」
「自社に合う人材がいるのか相談してみたい」
そんな段階でも構いません。
まずはお気軽にご相談ください。
人手不足を解消するための人材探しから、実際に仕事を始めた後のコミュニケーションまで。
企業と在宅秘書が、無理なく長く仕事を続けられる関係づくりを、私たちが第三者としてサポートします。
