前回は、リモート環境でのコミュニケーションのために使われるITツールをご紹介しました。
在宅ワークでパソコンを使う仕事を始めたい！初心者が必要なITスキルとは？（コミュニケーションツール編）
それとは別に、実務で使われるITツールも多くあります。
依頼される業務によって使用するアプリは異なりますが、ほとんどの企業が使用しており、もはや「リモートワークの標準ツール」となっているものもあります。
リモートワークを行うほとんどの企業が使っている業務系ITツール
どんな業務でも、部署内やプロジェクト内での情報共有は必要不可欠です。
一般的なオフィスワークの場合、社内にサーバーを設置し、メンバー全員が使用するフォルダやファイルを保存して情報共有を行います。
会社へ行き、パソコンからそのフォルダやファイルにアクセスすれば、誰でも同じ情報を見ることができます。
しかし、出社する人とリモートワークを行う人が混在している、もしくはメンバー全員がリモートワークを行っていると、この方法では情報共有が不完全になってしまいます。社外にいる人は共用ファイルを見ることができず、業務に支障をきたしてしまうでしょう。
このような状況を回避するため、リモートワークを採用している企業の多くは、インターネット（クラウド）を使って情報共有を行っています。
よく使われているのが、次にあげるツールです。
- Googleの無料アプリ
Googleには、
Googleドライブ（ファイル管理アプリ）
Googleスプレッドシート（表計算アプリ）
Googleドキュメント（文書作成アプリ）
といった、業務で使用できる無料のアプリ群が用意されており、Googleのアカウントを持っていれば誰でも使用できます。
また、すべてWeb上で動かすアプリなので、Google ChromeなどのブラウザがあればOK。アプリをインストールする手間も不要です。
さらに、これらのアプリを使って作成したフォルダやファイルもすべて、Web上に保存されます。フォルダやファイルへのアクセス権限があれば、パソコンやスマートフォンから閲覧・編集が可能です。
離れた場所で働いている同僚と、インターネットを介して、同じファイルを同時に開き、一緒に修正を行うといったことも、簡単に行えます。
在宅ワークを行う上で、Googleのツールは欠かせない存在です。
そのため当社では、在宅の仕事を希望している人には、Googleアカウントを取得することをおすすめしています。 - Microsoft Office
Googleのアプリに加え、在宅ワークでは従来のOfficeアプリもよく使われています。
中でも
Microsoft Excel
Microsoft Word
Microsoft PowerPoint
は、使用頻度の高いアプリです。
特にExcelは、表計算の用途だけでなく、他のツールとデータを連係するために使われたりすることもあります。
パソコンにアプリをインストールする必要がありますが、Officeを標準的に使用している企業もまだまだ多いため、さまざまな企業とやり取りを行うためには、GoogleとOfficeを併用できると安心です。
なお、近年は無料版のOfficeもあります。機能は制限されますが、Googleのアプリ同様、Web上で使えます。
Microsoftアカウントが必要になので、Officeを使ったことのない方は試してみてもいいかもしれません。 - オンラインストレージ
Web上に自分用のファイル保管スペースを確保できるのが、オンラインストレージサービスです。先にご紹介したGoogleドライブも、オンラインストレージサービスの一つです。
他にも
Dropbox（ドロップボックス）
OneDrive（ワンドライブ）
Box（ボックス）
といったサービスがあります。
これらのアプリを使って保存されたフォルダやファイルは、すべてWeb上に存在しています。アクセスを許されたユーザーは、いつでも、どこからでも、ファイルにアクセスできますので、離れて仕事をするメンバーが簡単に同じファイルを利用することができます。
こちらも、ある程度の保管容量までは無料で利用可能です。
すぐに仕事をする予定がなくても、プライベートで作ったファイルのバックアップをオンラインストレージに保存するなど、使い勝手のよいツールではないかと思います。
以上、リモートワークの実務でよく使われるITツールをご紹介しましたが、いかがでしょうか。
こうやってあげてみると、いろいろなツールがありますね。
どれも無料で使え、慣れれば使いやすいものばかりですので、ぜひ試してみてほしいと思います。
もし
「たくさんあり過ぎて、どこから手を付ければよいか分からない！」
「どの程度のレベルまで理解できていれば、実際の業務で使えるの？」
などお困りの際は、当社の在宅秘書スキルアップ講座で段階的に習得するのもおすすめです。
在宅秘書スキルアップ講座は、毎週配信される動画で、在宅ワークで使用するさまざまなツールの操作を順番に学ぶことができます。
また、月1回のフォローアップセミナーでは、受講生の皆さんと一緒に、Zoomで実際にツールを触り、使い方を体感することもできますよ。
