仕事だけでなく、家のこと、子どものこと、親のこと、ペットのこと、副業など…
さまざまなタスクを抱える世代が多い在宅秘書。
限られた時間をどのように管理しながら仕事に取り組むか、意識するとしないとでは、仕事の成果にも大きく関わってきます。
当社の在宅秘書さんに「あなたの時間管理のコツについて教えてください」というアンケートを実施したところ、たくさんのテクニックやアイデアが寄せられました。
スケジューリングのテクニック
まず、「ツールを使ってスケジュールやタスクを管理しています」という回答が、最も多くありました。
- スケジュール管理のために使用するツール
Googleカレンダー
TimeTree - タスク管理のために使用するツール
Chatworkのタスク管理機能
Googleスプレッドシート
手帳
ホワイトボード（作業場所の目につくところへ置く）
上記は、日々のスケジュール管理の仕方によって、使うツールが変わってくるようです。
例えば、オンラインカレンダーツールを使っている方は
- 家族の予定、兼業の予定等を漏れなく入力している
- 月間、週間の大きな時間枠でスケジュールを把握する
- 月間、または週間が毎回同じようなリズムになるよう、スケジュールを調整している
といった感じで、大きな時間枠で全体的なスケジュールを掴もうとしていることがわかります。
一方、タスク管理に関しては
- 1日のスケジュールを確認する
- 優先度を整理する
のように、1日～数日の短いスパンでやるべきことを確認するために、ツールが使われているようです。
特徴的なのは、タスク管理には「手帳」「ホワイトボード」といった手書きのツールを、あえて使っている方が結構多いという点です。
タスクは、追加・削除や優先度などの調整が頻繁に発生するため、手書きの方がメンテナンスしやすいかもしれませんね。
もちろん、スケジュール管理とタスク管理の両方のツールを併用している方もいれば、1つのツールですべてを網羅している方もいました。
また、「納期のあるものは、カレンダーアプリのリマインド機能を使う」という回答も複数ありました。
業務時の取り組み方
ツールを使ってスケジュールやタスクを把握しても、それを業務でうまく活用できなければ意味がありません。
仕事をする際の心がけとしては、下のような回答が多くあがりました。
- 毎朝、入力済みのツールに目を通し、その日のスケジュールを確認する
- 1日のタスクの優先順位を決める
- 在宅秘書と兼業の仕事の時間を、1日の中で切り分けている
- 納期があっても、できるだけすぐに取り掛かる
- 自分の中で業務時間を決め、その中でやり切る
- 苦手なことほど早めに取り組む
業務に割ける時間は限られているため、その中で最大限のパフォーマンスを発揮できるような工夫が伝わってきました。
「納期に追われて精神的に追い込まれるのが嫌なので、できるだけ早めに取り掛かります」という意見が多かったです。
中には
- 納期を、自分の想定する終了時期よりもあえて先に設定してもらえるようにする
（早く終わってもすぐに報告せず、少し寝かせる）
という頭脳派もいました。
確かに、自分の中では「2日でできそうだな」と思う仕事を、「4日あればできます」とあえて交渉し、承認してもらうことができれば、精神的にもかなりラクになりますね。
周辺環境を整える
上手な時間管理のためには、普段の生活やルーティンの見直しも効果的です。
秘書さんからも、こんな回答が寄せられました。
- 平日の家事は完璧を求めない（簡単なメニュー、週末の作り置きなど）
- 忙しい時期（月末月初）は、そのことを家族にも話して協力してもらう
- 時間帯により、業務する場所を変える（人の少ない午前中はカフェで業務するなど）
- プライベートの所用は、できる限りまとめて済ませる
（外出の頻度を減らし、準備や移動にかかる時間を節約する）
仕事に集中できる環境を整えることは、案外見落としがちですが、実はかなり重要です。
弊社スタッフも、10年以上の試行錯誤を経て、今では上記を無意識のうちに実践しています。
「業務のある日は家事に手を抜いても、休みの日に取り返せばいい」
「なんとなく家で集中できないなら、場所を変えてみればいい」
「仕事をしない日を1日作って、そこでまとめて用事を済ませればいい」
こんな柔軟な考え方や行動を実践することで、業務時間の集中力を上げ、うまく時間をコントロールすることができます。
いかがでしょうか？
在宅業務は、良くも悪くも、オンとオフの境目があいまいです。
自身でしっかり時間管理を行わないと、オンもオフも中途半端な状態になってしまいます。
上記の秘書さんたちのテクニックを参考に、すぐに実践できそうなものから試してみてくださいね。
